A segédanyagok felhasználásával a már meglévő Iratkezelési szabályzat módosítható, aktualizálható, igény szerint pedig teljesen új dokumentum készíthető. A mintadokumentumot úgy készítettük el, hogy minden fenntartó típusnak megfelelően adaptálható legyen.
Az óvodák részére készített belső szabályzatminta a MÓD-SZER-TÁR korábbi dokumentum mintájára épült az időközben megváltozott jogszabályi környezet figyelembevételével. A különböző színek iránymutatást adnak a szabályozás szövegezésének véglegesítéséhez.
A jogszabályi – köztük a GDPR-rendelet. Dáptv, Infotv, Iratkezelést szabályozó jogszabályok – elvárásoknak megfelelő és az intézményre adaptálható, a csomag tartalma:
Az óvodai iratkezelés nem pusztán adminisztráció, hanem a gyermekek jogainak, az intézmény működésének és a fenntartó felé való elszámoltathatóságnak az alapja. A dokumentum A-tól Z-ig lefedi: keletkezés – iktatás – megőrzés – továbbítás – selejtezés/levéltárba adás folyamatát.
Fontos, hogy
- Az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 10. § * (1) bek a) * alapján a közfeladatot ellátó szerv az illetékes közlevéltárral egyetértésben, kell kiadni a szabályzatot, ami azt jelenti, hogy jóváhagyás előtt be kell szerezni a lakóhely szerinti Levéltár egyetértését.
- Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.
- A jogszabály egyetlen kötelező mellékletet ír elő: Irattári terv a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3. § (2) bek alapján.
- Készítettünk viszont függelékbe kész segédanyagokat az iratkezelés helyi megkönnyítésére. Ezek használata nem kötelező, hanem javasolt, ajánlott.
A dokumentum-csomag tartalma:
- Útmutató/Kísérő levél
- Iratkezelési szabályzat (adaptálható dokumentum)
Mellékletek:
- 1.sz. melléklet: Mintajegyzőkönyv – Dolgozói tájékoztatás az iratkezelési szabályokról
- 2. sz. melléklet: Irattári Terv (kötelező melléklet)
Függelékek:
- 1.sz. függelék: Iratkölcsönzési nyilvántartás – fő tartalmi elemek
- 2.sz. függelék: Iratmentési ellenőrző lista
- 3.sz. függelék: Katasztrófa‑elhárítási terv
- 4.sz. függelék: Biztonsági mentések ellenőrzési jegyzőkönyv mintája
- 5.sz. függelék: Megismerési nyilatkozat
- 6.sz függelék: Közös jognyilatkozat – Szerződésmódosítás sablon
- 7.sz. függelék: Munkavállalói jognyilatkozat – Sablon
- 8.sz. függelék: Levéltári átadási jegyzőkönyv
- 9.sz. függelék Selejtezési jegyzőkönyv minta
- 10.sz. függelék: Jegyzőkönyv minta – Hiányzó vagy elveszett irat
- 11.sz. függelék: Nyilvántartási napló minta – Irattár
- 12.sz. függelék: Érkeztetési nyilvántartás minta
- 13.sz. függelék: Mintanyilatkozat – Munkáltatói kinevezés
- 14.sz. függelék: Mintanyilatkozat – Munkavállalói lemondás
- 15.sz. függelék: Mintanyomtatvány – Elektronikusan előállított, papíralapon hitelesített irat
- 16. sz. függelék: Határozat minta
- 17.sz. függelék: Jegyzőkönyv minta
- 18.sz. függelék: Hatályos jogszabályok az óvodai iratkezelésben (2025)
- 19.sz. függelék: Gyakorlati útmutató – Elektronikus aláírás és időbélyeg
- 20.sz. függelék: Elektronikus iratok levéltárba adása
- 21.sz. függelék: Levéltári kötelezettségek – pontos jogszabályi alapok
- 22.sz. függelék: Jogszabályi térkép az óvodai iratkezeléshez (2025)
Amit ígérünk: Az adaptálható dokumentum megfelel a jelenleg érvényes törvényi elvárásoknak.
Kiknek ajánljuk? Valamennyi fenntartó típus által működtetett óvodának (önkormányzati, egyházai, alapítványi, magánszemély, gazdálkodási szervezet, nonprofit szervezet), illetve a közeljövőben induló óvoda fenntartójának, alapítójának.
Szakmai vezető: Lendvai Lászlóné, Ani intézményfejlesztő
Szakértői csoport vezetője: Bertók Zoltánné, Margó
A dokumentum-csomag ára: 10.000 + Áfa, bruttó 12.700 Ft
Óvodai Iratkezelési szabályzat - Tartalomjegyzék (276,4 KiB, 162 hits)
Óvodai Iratkezelési szabályzat – Intézményre adaptálható „Lehet így is” szabályzat minta - Megrendelő lap (56,0 KiB, 108 hits)
